A la réception de chaque facture, le trésorier doit vérifier la réalité de la dépense, c'està-dire déterminer qui a effectué la commande et si les quantités ou les marchandises reçues sont conformes à ce qui a été commandé. Le trésorier doit ensuite attribuer un numéro à chaque pièce (les numéros doivent impérativement se suivre) puis mettre la facture dans le dossier "factures à payer".