Le syndic professionnel doit proposer un accès en ligne sécurisé aux documents dématérialisés relatifs à la gestion de l'immeuble ou des lots gérés [1].
La résolution portant sur la mise en place de cet accès numérique doit être décidée à la majorité absolue de tous les copropriétaires de l’immeuble (présents, représentés et absents).
Cet accès est différencié selon la nature des documents mis à la disposition des membres du syndicat de copropriétaires ou de ceux du conseil syndical.
La règlementation précise la liste minimale des documents devant être accessibles en ligne dans un espace sécurisé [2].
1. Les documents mis à la disposition l'ensemble des copropriétaires
La liste minimale des documents relatifs à la gestion de l'immeuble est la suivante :
- Le règlement de copropriété, l'état descriptif de division ainsi que les actes les modifiant, s'ils ont été publiés
- La dernière fiche synthétique de la copropriété réalisée par le syndic
- Le carnet d'entretien de l'immeuble
- Les diagnostics techniques relatifs aux parties communes de l'immeuble en cours de validité
- Les contrats d'assurance de l'immeuble conclus par le syndic au nom du syndicat des copropriétaires en cours de validité
- L'ensemble des contrats et marchés en cours signés par le syndic au nom du syndicat de copropriétaires, à l'exclusion des contrats de travail des préposés du syndicat
- Les contrats d'entretien et de maintenance des équipements communs en cours
- Les procès-verbaux des 3 dernières assemblées générales annuelles ayant été appelées à connaître des comptes et, le cas échéant, les devis de travaux approuvés lors de ces assemblées
- Le contrat de syndic en cours
2. Les documents relatifs au lot d’un copropriétaire
La liste minimale des documents relatifs au lot d'un copropriétaire mis à sa seule disposition est la suivante :
- Le compte individuel du copropriétaire arrêté après approbation des comptes du syndicat par l'assemblée générale annuelle
- Le montant des charges courantes du budget prévisionnel et des charges hors budget prévisionnel, des 2 derniers exercices comptables clos, payées par le copropriétaire
- Lorsque le syndicat des copropriétaires dispose d'un fonds de travaux, le montant de la part du fonds de travaux rattachée au lot du copropriétaire arrêté après approbation des comptes du syndicat par l'assemblée générale annuelle
- Les avis d'appel de fonds adressés au copropriétaire sur les 3 dernières années
3. Les documents relatifs aux membres du conseil syndical
La liste minimale des documents relatifs à la gestion de l'immeuble mis à la seule disposition des membres du conseil syndical pour l'exercice de leurs missions d'assistance et de contrôle est la suivante :
- Les balances générales des comptes du syndicat des copropriétaires, ainsi que le relevé général des charges et produits de l'exercice échu
- Le cas échéant, les relevés périodiques des comptes bancaires séparés ouverts au nom du syndicat des copropriétaires
- Les assignations en justice délivrées au nom du syndicat des copropriétaires relatives aux procédures judiciaires en cours et les décisions de justice dont les délais de recours n'ont pas expiré
- La liste de tous les copropriétaires établie par le syndic
- La carte professionnelle du syndic, son attestation d'assurance responsabilité civile professionnelle ainsi que son attestation de garantie financière en cours de validité
Notes de l'article :
[1] Article 18 de la loi n° 65-557 du 10/07/1965
[2] Décret n° 2019-502 du 23/05/2019
