La réglementation croissante de l’activité économique, ainsi que le recours croissant des entreprises aux dispositifs numériques permettant la communication orale et son enregistrement, ont contribué à créer des contraintes, quant à la recherche et à l’analyse des données, qui ne peuvent pas facilement être satisfaites au moyen des techniques et des technologies traditionnelles. Les preuves audio, à l’instar des preuves documentaires, peuvent être cruciales pour une affaire judiciaire et une incapacité à traiter ces preuves de manière efficace et efficiente peut exposer les entreprises à la critique judiciaire, à une publicité préjudiciable et à l’imposition d’amendes exemplaires de la part des autorités de réglementation.
Au cours d’un contentieux ou d’une enquête des autorités, ceux qui exercent ou défendent un droit en justice sont souvent tenus de divulguer des preuves audio. Les parties à un procès sont tenues d’identifier, de conserver et de divulguer les éléments pertinents de leurs preuves audio, ainsi que d'autres formes de preuves, dès que des procédures contentieuses sont envisagées, avec le risque que des conclusions négatives soient tirées si de telles preuves sont délibérément occultées. Les avocats plaidants ont traditionnellement hésité à demander la divulgation des preuves audio, pour des raisons de proportionnalité, de complexité et d’inadéquation perçue des solutions techniques existantes. Néanmoins, la divulgation de tous les types de preuves électroniques, y compris les enregistrements téléphoniques, fait désormais partie intégrante du processus contentieux.
Les récentes allégations de mauvaise conduite et de collusion concernant la fixation des taux Libor[1] et EURIBOR, mettent davantage en évidence la valeur des preuves audio dans la dissuasion et la détection des abus de marché. De nombreuses autorités de réglementation reconnaissent le caractère impérieux des enregistrements audio. Au Royaume-Uni, la Financial Services Authority (FSA) a introduit en 2008 des règles exigeant que toutes les entreprises réglementées par la FSA enregistrent toutes les conversations téléphoniques et les communications électroniques concernant les ordres de leurs clients et la conclusion des opérations sur les marchés des actions, des obligations et des produits dérivés. En novembre 2011, cette exigence a été étendue afin de couvrir l'enregistrement des conversations maintenues par téléphone portable qui ont trait aux ordres et aux opérations des clients par les entreprises réglementées. Des règles similaires soit ont été introduites, soit sont en cours d'examen par les autorités de réglementation à travers le monde. Alors que les départements informatiques des entreprises réglementées ont adopté des mesures techniques nécessaires pour le respect de ces obligations, leurs systèmes d’analyse ont été conçus autour de la nécessité de fournir un échantillon à petite échelle des appels d'une personne donnée sur une courte période de temps, plutôt qu'une collecte complète et défendable sur une longue période, tel qu’il est habituellement requis pour un contentieux ou une importante enquête de l’autorité de réglementation.
Il n’est pas surprenant que les autorités de réglementation augmentent actuellement leurs investissements dans des systèmes qui les aideront à enquêter et analyser les preuves audio. Aux États-Unis, par exemple, le département pénal du ministère de la Justice a octroyé une licence pour un logiciel de pointe de divulgation audio sur lequel il compte s’appuyer dans ses enquêtes[2] et il est inévitable que d'autres suivront. Les parties à un procès et ceux qui travaillent dans les secteurs d’activité réglementés ont besoin de se maintenir au courant des évolutions et des meilleures pratiques pour leur permettre de surveiller et, le cas échéant, de divulguer des preuves audio.
Problèmes posés par le traitement des preuves audio :
Une bonne partie des discussions se sont centrées sur les problèmes qui se posent aux personnes travaillant avec des preuves audio et sur la difficulté accrue associée à la recherche et à l’analyse de ces preuves. Comme pour toutes les preuves électroniques, le point de départ est celui de la gestion de l'information et du stockage efficace des données. Être capable de tenir efficacement un registre des appels, afin de fournir les dépositaires et les numéros de téléphone à une date précise (et d'exporter les données d'une manière cohérente et défendable), peut permettre de trier efficacement les données et de gagner du temps dans la suite du processus.
La situation est compliquée par le fait que les différents secteurs d'activité utilisent différents modes de télécommunication. Par exemple, les tables de négociation vont souvent enregistrer non seulement les appels téléphoniques directs, mais aussi les conversations relayées par les appareils Hoot&Holler, qui comportent des circuits ouverts permanents entre deux ou plusieurs parties menant de multiples conversations, y compris des heures de silence. Comment collecter les données et filtrer les enregistrements redondants est un problème important.
Quant à l’analyse, la méthode traditionnelle d’analyse des preuves audio se fait par une analyse linéaire pendant laquelle les documentalistes – normalement des avocats – écoutent des enregistrements audio et les analysent en les écoutant. Les avantages de cette méthode sont évidents : le documentaliste (souvent un avocat) est capable d'identifier le discours, de comprendre les nuances et le sens et de rendre des jugements professionnels sur leur pertinence.
Néanmoins, cette approche n'est pas extensible. Il n'est pas rare d'être confronté à des enregistrements de dizaines de milliers d'heures de conversations. L’analyse des preuves audio est potentiellement beaucoup plus laborieuse que celle d'autres types d'informations stockées électroniquement en raison de la nécessité d'écouter non seulement les mots, mais aussi, comme nous l’avons indiqué précédemment, de tenir compte du ton, de l'expression et d'autres nuances subtiles du discours et de l'intonation qui peuvent contenir des indices probants. Les accents régionaux et les styles de conversation de chacun compliquent encore l’analyse et les commentateurs suggèrent qu'une personne nécessiterait environ quatre heures de travail pour analyser chaque heure de preuve audio. La variété des dispositifs sur lesquels la voix peut être enregistrée complique l’extraction des preuves et peut affecter la qualité des enregistrements et la vitesse à laquelle les documentalistes peuvent évaluer les preuves. Par conséquent, le coût de l’analyse des preuves audio peut rapidement devenir prohibitif et n’être proportionnel que dans les affaires les plus importantes.
Les langues étrangères peuvent poser d’autres problèmes pour l’analyse. Il n'est pas toujours possible de compter sur des locuteurs natifs dans les délais impartis et les budgets disponibles, et tout particulièrement en Europe, il peut y avoir plusieurs langues à analyser. Identifier des contenus en langue étrangère et assigner les appels aux documentalistes appropriés ne sont pas des tâches simples ; un niveau élevé de contrôle de qualité est donc nécessaire pour produire un processus reproductible (et donc défendable).
Une solution possible au coût prohibitif de l'analyse linéaire consiste dans la conversion du discours en texte. Les transcripteurs produisent une transcription de l'audio, laquelle peut ensuite faire l’objet d’une recherche à l’aide de moyens technologiques utilisant des techniques standards de recherche des mots clés. Le corpus sensible peut alors être utilisé soit pour identifier des parties de l'audio en vue de leur analyse par un avocat, soit, dans certains cas, les transcriptions elles-mêmes sont traitées comme des éléments de preuve.
La transcription par l'homme souffre de bon nombre des mêmes problèmes que ceux affectant l’analyse linéaire. Elle est lente, coûteuse et les langues demeurent un problème. Les décisions concernant les nuances et le sens sont prises par des non-juristes qui ne sont pas familiarisés avec le sujet, de sorte que des preuves déterminantes peuvent être omises. Néanmoins, il peut être avantageux de recourir à la transcription automatisée, et des solutions sont en train d’être mises au point pour en faire une solution efficace à des fins juridiques.
Le futur de l’analyse audio
Les technologies de recherche phonémique sont un phénomène relativement nouveau dans le monde de la divulgation électronique (e-Discovery), mais elles sont en train d’être adoptées rapidement. À l’aide de moteurs de recherche audio phonétiques, la recherche de données médico-légales peut être effectuée à travers plusieurs types de fichiers sonores pour trouver les éléments pertinents de façon extrêmement rapide par rapport aux méthodes traditionnelles. La technologie de recherche phonétique transforme les enregistrements audio en représentation phonétique, plutôt qu’en mots écrits. Elle comprend un modèle de la façon dont les mots sont prononcés et n'est donc pas limitée à la seule recherche de mots dans un dictionnaire. Les enregistrements audio sont ensuite indexés par les unités de son identifiables – les éléments constitutifs du discours humain appelés « phonèmes ». Des recherches approfondies examinent la construction de ces algorithmes phonèmes, lesquels sont structurés autour de plusieurs langues –ainsi, par exemple, l'anglais américain est légèrement différent de l’anglais britannique et l’espagnol latino-américain est différent de l'espagnol parlé en Espagne. Il est également possible de soumettre les mêmes ensembles de données à un examen à l’aide de plusieurs paquets de langue, ce qui permet par exemple de rechercher à la fois des termes anglais et allemands.
Une fois que les enregistrements sont traités de cette manière, les fichiers audio sont disponibles pour la recherche et l'analyse par des documentalistes experts. Cela pose un nouveau problème aux avocats, car cela implique un tournant dans l'approche conventionnelle par mot clé. Dans le texte, un mot clé donné fournira un taux de réussite de 100%, tant que le mot sera correctement orthographié dans le document. Néanmoins, en ce qui concerne les sons, certains sont tout simplement trop génériques. Pour cette raison, il est nécessaire d'affiner le processus en identifiant le contexte. Une fois que les avocats sont sûrs d’une recherche/stratégie de filtrage, les données peuvent être filtrées de manière efficace et les documents potentiellement pertinents mis à disposition pour l’analyse conventionnelle via les plateformes d’analyse standard. La meilleure manière de réaliser ce processus est d’adopter une approche itérative (de nouveaux termes peuvent survenir lors de l'écoute), ainsi qu’un échantillonnage statistiquement fiable de documents non sensibles. L'avantage de cette solution est qu'elle permet de produire un corpus sensible d’éléments audio à partir d'une collecte d’une manière simplifiée permettant de réduire considérablement la charge de l’analyse linéaire traditionnelle.
Cette discipline en est encore à ses débuts. Les technologies et techniques disponibles pour traiter des preuves audio évoluent rapidement et il est important pour les avocats de se tenir au courant de ces développements. Le traitement efficace des preuves audio, de sorte que le coût reste proportionné au coût global de l’action légale, n’est pas chose facile. Néanmoins, il sera de plus en plus difficile pour les entreprises de se plaindre de la trop grande complexité des preuves audio à traiter. Comme toujours, s’il ne fait aucun doute que les technologies constituent un élément essentiel de toute solution, un plan bien étudié et soigneusement mûri, ainsi qu’un examen attentif des options disponibles, seront d’un grand secours aux personnes auxquelles il est demandé de rechercher, d’analyser et de divulguer des preuves audio.
