Les frais professionnels représentent des charges à caractère spécial liées à l’emploi ou à la fonction d’un salarié. Ce sont des frais qui ont été avancés par l’employé ou un travailleur assimilé qui doivent être remboursés par l’employeur. Avant d’être payés, ces frais professionnels font l’objet d’une indemnisation qui peut prendre plusieurs formes.
Voici comment les remboursements de frais professionnels aux salariés sont imposés.
L’indemnisation des frais professionnels au forfait
La première modalité de remboursement des frais professionnels par l’employeur est le remboursement forfaitaire. Ce type de remboursement se fait sous forme de primes. Les primes sont régulières et concernent les dépenses suivantes :
- les frais de repas ;
- les indemnités kilométriques ;
- les dépenses de transport ;
- les dépenses de logement provisoire (hôtel) ;
- les dépenses liées à un déménagement dans le cadre de la mobilité professionnelle.
Dans le cadre du forfait, pour bien calculer le remboursement des frais kilométriques par exemple, cela doit se faire en amont. Il faut dire que le calcul ne dépend pas forcément des dépenses réelles. Les différentes primes suscitées peuvent dans certains cas être définies par une convention collective ou le contrat de travail du salarié. Par contre, elles peuvent être d’usage courant.
Par ailleurs, le montant du remboursement des frais professionnels ne peut excéder les limites d’exonération. Lorsqu’il y a dépassement, le montant qui a excédé est soumis aux cotisations sociales. L’employeur est dans l’obligation de fournir des justificatifs, ce qui n’est pas le cas lorsqu’il n’y a pas de dépassement des plafonds fixés.
À noter également qu’entrent dans le cadre des remboursements forfaitaires certaines allocations. Il s’agit de celles destinées à compenser les frais liés à l’arrivée dans un nouveau logement ou à des dépenses d’hébergement provisoire.
L’indemnisation des frais professionnels réels
Si l’employeur opte pour le remboursement des frais professionnels aux « frais réels », la présentation d’un justificatif est absolument obligatoire. Ces frais réels peuvent correspondre :
- aux dépenses des salariés en télétravail ;
- aux dépenses liées à l’utilisation d’outils informatiques ou de communication ;
- aux frais engagés lors d’un déménagement dans le cadre de la mobilité professionnelle ;
- aux frais des salariés détachés à l’étranger ou mission temporaire ou une mutation de la métropole aux DOM/TOM.
Ce type de frais n’est pas soumis à un plafond quotidien, mensuel ou annuel. Toutefois, il existe deux cas où a été fixée une limite d’exonération des cotisations sociales. Il s’agit d’une part de l’indemnité journalière d’hébergement provisoire avec les frais de repas qui ne peut excéder 73,20 euros. D’autre part, les frais d’installation dans un nouveau logement qui sont plafonnés à 1 466,20 euros.
Les déductions forfaitaires spécifiques
Certains salariés peuvent bénéficier d’une déduction forfaitaire. Il s’agit de ceux qui appartiennent à des corporations précises telles que les artistes, les représentants de commerce, les ouvriers du bâtiment, etc. Cette déduction est appliquée uniquement à ce type de personnel. DA ce propos, le calcul des cotisations prend en compte certains éléments notamment la rémunération du salarié, ses primes, ses indemnités, et les primes allouées dans le cadre du remboursement des frais professionnels.
L’accord du salarié est obligatoire pour la mise en place d’un tel système. Concernant le montant de la déduction, il ne peut excéder la somme de 76 000 euros.
Par ailleurs, cette déduction forfaitaire spécifique ne peut pas ramener la base de cotisation en dessous du SMIC horaire travaillé.
