Le terme apostille issu du latin postilla (explication, note) consiste en l'apposition, par la Cour d'Appel, d'un sceau (cachet) portant cette mention pour attester de la conformité de pièces produites au regard de la législation française.
Elle a été instaurée par la Convention de La Haye du 5 octobre 1961, ratifiée par la France le 22 janvier 1965, parmi 97 autres Etats,laquelle a supprimé l'exigence de la légalisation des actes publics étrangers pour tenir lieu de légalisation d’un acte public.
Il s'agit d'une procédure de légalisation simplifiée qui atteste de l'authenticité de la signature, de la qualité du signataire de l'acte public et légalise la signature de l’officier d’état civil qui a lui-même légalisé un document.
Elle substitue par une formalité unique l'exigence de légalisation d'un acte officiel en provenance d'un pays, signataire de la Convention de La Haye. (exemples: actes notariés, état civil…).
I Définition et Intérêt
A) Définition
1°- Légalisation ?
Celle-ci a pour objet d'authentifier les actes publics ou privés établis conformément au droit interne afin d'en permettre la production auprès des autorités étrangères qui requièrent cette formalité.
Cette mesure administrative est utilisée quand il n'existe pas de convention entre Etats admettant l'apostille.
Elle peut se faire sur place ou par correspondances près le Ministère des Affaires Etrangères - Bureau des légalisations, 57 boulevard des Invalides 75007 Paris Tel :01 53 69 38 28 OU 01 53 69 38 29 de 14 heures à 16 heures, puis par l'Ambassade ou le Consulat du pays étranger en France.
2°- L'Apostille ?
Afin de déterminer si un acte relève suivant les pays destinataires, de la procédure de légalisation ou de l'apostille ou s'il est dispensé de toute formalité, il convient de se renseigner s sur le site du Ministère des Affaires Etrangères
L'apostille confirme seulement l'authenticité de la signature, du sceau ou timbre sur le document.
Le titre Apostille Convention de La Haye du 5 octobre 1961 devra être mentionné en langue française.
Les documents présentés en vue d'être apostillé doivent porter en original :
- la signature de l'autorité,
- la qualité et le nom du signataire,
- et le sceau de l'autorité
B) Quelles démarches ?
1°- Auprès de qui ?
Cette forme de légalisation incombe à l'autorité judiciaire et en France aux services apostilles placés auprès des Procureurs Généraux des Cours d'Appel .
Elle se fait uniquement à la cour d’appel dont dépend l’officier qui a légalisé le document, la signature.
2°- Ou ?
Il faudra les effectuer près cour d'appel du département dont la personne dépend, service de l'apostille.
"L'apostille de la Haye" s’obtient auprès de la cour d’appel du lieu ou a été émis le document.
En application de la convention de La Haye et d"une circulaire de la direction des affaires civiles et du Sceau, le service de l'apostille de la cour d'appel de Paris est compétent exclusivement pour délivrer l'apostille des actes dont l’autorité signataire, ou l'autorité ayant apposé une mention d'enregistrement ou de certification, a son siège dans le ressort de la cour d'appel de Paris : départements 75, 93, 94, 91, 77 et 89.
3°- Comment ?
--par correspondance.
Il faudra joindre une enveloppe timbrée pour la réponse ( prévoir une attente de l'ordre d'une à 3 semaines.
- directement près de la cour d’appel pour des documents signés ou scellés par une autorité publique établie dans son ressort géographique.
II Les documents à "Apostiller"
Sont susceptibles d'être apostillés uniquement les originaux, ou documents certifiés conformes, émanant d'une autorité publique ou d'une juridiction, ou des actes privés ayant fait l'objet d'une déclaration officielle.
- Jusqu’à 5 documents, l’apostille est délivrée immédiatement.
Au-delà, les documents sont déposés au service qui communique la date à laquelle ils seront mis à disposition.
- Pour un document de plusieurs pages, celui-ci devra être relié par une agrafe puis à la cour d’appel pliée et un cachet sera apposé sur la pliure, l'apostille sera mise au dos.
L'apostille est nécessaire dans le cas de procédure d'adoption ou de naturalisation.
A) L'apostille d'un acte juridique
ex contrat, cession d'actions entre une maison-mère française et sa filiale basée à l'étranger
La signature du document devra d'abord se faire devant notaire, qui authentifiera la signature de l'acte.
Il faudra ensuite transmettre ce document au service de l'apostille.
ex actes de naissances, mariages…
B) L'apostille d'un extrait un Kbis
Elle se fera sur les seuls exemplaires originaux.
C) L'apostille d'une photocopie de pièce d'identité :
Le notaire peut n'authentifier que des signatures, si une personne signe le document à apostiller devant lui.
Ensuite ce document peut être apostillé par la Cour d'appel.
D) L'apostille de photos
Il faudra agrafer une attestation sur l’honneur dont la signature sera légalisée puis donner à l’apostille…
E) Les extraits de casier judiciaire qui viennent de Nantes ne peuvent être apostillés que par la cour d'appel de Rennes
adresse: Place du parlement de Bretagne - CS 66423 - 35064 Rennes Cedex
L'apostille est nécessaire dans le cas de procédure de naturalisation ou d'adoption.
Demeurant à votre disposition pour toutes précisions.
Maître HADDAD Sabine
Avocate au barreau de Paris
