Le véhicule de société est un sujet à la fois délicat et récurrent pour l’URSSAF, qui a tendance à redresser l’entreprise si la voiture n’est pas clairement identifiée comme étant « à usage strictement professionnel ».
Dès lors qu’aucun écrit contractuel ne précise les modalités d’usage du véhicule par le salarié, l’URSSAF estimera qu’il y a une présomption d’utilisation à des fins extraprofessionnelles, à charge alors pour l’employeur de prouver l’inverse.
L’employeur doit être prudent et prévoyant en la matière.
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- Comment prévenir toute difficulté ?
S’il ne souhaite pas verser de charges sociales au titre d’un avantage en nature que constituerait ce véhicule, l’employeur doit impérativement en limiter l’utilisation en :
- Contraignant le salarié à le laisser stationné sur les lieux du travail le soir,
- Ou lui interdisant de l’utiliser pour des fins extraprofessionnelles,
- Ou encore en exigeant qu’il le restitue à la veille des weekend, jours fériés, congés, etc.
Et ces restrictions doivent apparaître par écrit. Il faudra pouvoir en justifier auprès de l’URSSAF lors du contrôle (ou postérieurement dans le cadre de la contestation CRA ou TASS – Pour les modalités de contestation, demandez une consultation personnalisée).
Attention, le seul fait que plusieurs salariés aient accès au même véhicule ne suffit pas à prouver qu’il est à usage strictement professionnel.
Une solution est de prévoir une clause contractuelle, ou un avenant si le véhicule est attribué au salarié postérieurement à l’embauche.
NB : Au-delà de la prévention du risque de redressement, l’employeur a tout intérêt à formaliser par écrit les modalités d’usage et de restitution du véhicule notamment pendant les périodes de suspension du contrat de travail (maladie, congés spéciaux), et ce afin d’éviter d’avoir à mettre en demeure le salarié de ramener la voiture sur les lieux du travail.
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- Comment se défendre si rien n’avait été prévu par écrit ?
Si l’URSSAF ne trouve aucun document écrit limitant l’utilisation du véhicule aux missions professionnelles, elle pourra redresser.
L’employeur devra alors apporter une série d’indices prouvant que le véhicule litigieux ne constitue pas un avantage en nature.
La notion d’avantage en nature s’entend d’une utilisation mixte, tant pour les besoins du travail qu’à des fins personnelles (Arrêté du 10 décembre 2002, art. 3, JO 27, p.21750 s.).
L’administration est venue préciser que l’avantage en nature était caractérisé lorsque le véhicule était à la « disposition permanente » du salarié, c’est-à -dire lorsque le salarié pouvait utiliser le véhicule à des fins privées notamment les samedis, dimanches, jours fériés ou de congés (Circ. DSS/SDFSS/5B n°2003-07 du 7 janvier 2003, 2.2.3 ; BO Min. Emploi et Solidarité, n°03-04 ; Circ. DSS 389 du 19 août 2005 : BOSS 9-05).
Il faut donc prouver que le véhicule n’est pas utilisé en dehors du travail.
Concrètement, l’employeur peut :
- Prouver que le salarié utilise son véhicule personnel pendant les weekend, vacances, etc.,
- Relever le compteur kilométrique de la voiture de société et le comparer aux déplacements professionnels,
- Justifier du caractère impératif de l’utilisation du véhicule de société en semaine, pour les besoins de l’activité professionnelle,
- Justifier que le salarié a besoin du véhicule de société pour rentrer chez lui le soir par exemple, en raison d’horaires décalés ou de rendez-vous lointains ou tardifs ; Dans de telles circonstances, l’administration admet parfaitement que le salarié utilise le véhicule de service, sans qu’il ne soit qualifié d’avantage en nature (Circ. DSS 2005-389 du 19 août 2005, question n°77 : BOSS n°9/05 p.220).
Mais le plus sûr pour circonscrire le risque de redressement reste de fixer, en amont et par écrit, les conditions d’utilisation dudit véhicule.
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Cet article ne saurait être exhaustif sur le sujet.
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Maître Nathalie FOUQUE-AUGIER
16C Boulevard Notre Dame – 13006 MARSEILLE
