Pourquoi dématérialiser ses factures fournisseurs ?
La dématérialisation renvoie au processus par lequel des documents passent de la version physique à la version numérique ou électronique. Dématérialiser ses factures fournisseurs consiste donc à mettre en place un système de traitement électronique et automatisé des factures.
À l'ère du numérique, les entreprises sont de plus en plus invitées à opter pour ce nouveau type de traitement aux multiples avantages. Si la manœuvre a été considérée depuis lors comme un luxe des grandes entreprises, elle est en phase de s'imposer à toutes désormais, même les TPE. D'ici 2020 par exemple, il ne sera plus possible à aucune entreprise en France d'avoir des relations d'affaires avec l'État ni les services publics en général. Voyons ensemble ce que vous pourriez en tirer de positif.
Une meilleure productivité
Le traitement manuel des factures est réputé être une tâche assez chronophage et à faible valeur ajoutée. Elle engage les employés des services comptables dans une série d'activités qui ont le mérite de ralentir le rythme et d'entamer l'efficacité. Le traitement manuel des factures est généralement source d'erreurs et de retard de paiement. Et quand il s'agit de retrouver une facture dans une pile ou ses archives, pour y recueillir une information précise, on peut banalement y passer des heures alors que quelques secondes auraient été largement suffisantes dans un système automatisé. À tous points de vue, cela entraîne lourdeur administrative, avec le risque combien réel de fraude.
Les équipes comptables dans les entreprises adeptes au traitement physique des factures fonctionnent en stresse permanent, avec une gestion de la trésorerie assez opaque et tendue. Et la situation peut être pire en période de clôture. La dématérialisation des factures fournisseurs s'avère donc être une réelle opportunité pour les entreprises qui veulent continuer d'être performantes et compétitives.
Une réduction des coûts
Il est estimé à 14 jours environ, le temps nécessaire pour traiter une facture en mode manuel, pour un coût moyen d'environ 15 euros par facture traitée. À ce rythme-là, un employé traitera en moyenne 6 000 factures physiques par an, alors qu'il pourrait en traiter 90 000 dématérialisées, pour une réduction de coût dans les 60 %. D'après l'IDC, la saisie des factures fournisseurs occupe 30 % du temps de travail des comptables en entreprise, ce qui les éloigne de leur cœur de métier et pas sans préjudice pour l'entreprise. Automatiser le processus de traitement des factures aura donc le bénéfice de diminuer considérablement les coûts. L'usage des factures fournisseurs dématérialisées a aussi pour avantage de :
- Réduire les frais de relance ;
- Éliminer les impressions papier ;
- Optimiser la gestion de la trésorerie ;
- Accélérer et faciliter la validation des factures ;
- Améliorer la traçabilité comptable.
Il s'agit donc d'obtenir de meilleurs résultats avec un coût moindre, tout en gagnant en efficacité dans le travail.
Une amélioration des relations clients/fournisseurs
Le traitement manuel des factures fournisseurs est principalement à la base des retards de paiement généralement observés par les entreprises. Ceci n'est pas sans incidence sur la situation financière des fournisseurs et peut même être à l'origine de litiges.
Une automatisation du processus de traitement conduisant au règlement des factures a donc l'avantage de fluidifier davantage les rapports clients/fournisseurs, prévenir les litiges et faciliter leur résolution. Les portails clients et fournisseurs donnent lieu à une meilleure collaboration ainsi qu'un meilleur suivi du processus de traitement et de validation de la facture. En temps réel, le fournisseur peut être informé du niveau d'évolution du traitement de sa facture, ainsi que les personnes impliquées.
Les entreprises ont donc fort à gagner à organiser la dématérialisation de leurs factures fournisseurs.
