1/ Avis de contrôle : un délai de prévenance à respecter
Le respect du délai de prévenance de 15 jours est une formalité substantielle de telle sorte que le non-respect de cette obligation entraine la nullité du contrôle et, par là -même, du redressement éventuel (R.243-59, I, al.1 CSS, Cass. 2e  Civ. 14 févr. 2013, n° 12-13.656).
Cet avis est envoyé par tout moyen permettant de rapporter la preuve de sa date de réception par le contrôlé (Cass. 2e Civ. 6 novembre 2014, n°13-23.433).
En revanche, seule une circonstance permet à l’URSSAF de contrôler de manière inopinée l’entreprise : lorsqu’elle est soupçonnée de travail dissimulé.
Dans cette hypothèse, le contrôleur URSSAF peut intervenir dans l’entreprise sans être contraint d’envoyer au préalable un avis de passage (Cass. 2e Civ. 9 oct. 2014, n° 10-13.699).
L’avis doit mentionner la date de la première visite de l’agent de contrôle (Cass. 2e Civ. 25 mars 2013, n°12-30.049).
De plus, lorsque le contrôle porte sur une personne morale, il doit être établi à l’attention du représentant légal et adressé au lieu du siège social ou de l’établissement principal.
S’il s’agit d’une personne physique, l’avis lui est adressé à son domicile (R.243-59, I, al.3).
Le contrôle ne peut porter que dans les établissements qui ont été listés dans l’avis de passage (Cass. 2e Civ. 6 novembre 2014, n°13-23.433).
2/ Assistance au cours de la procédure : un droit du cotisant
Depuis le 1e janvier 2017, l’existence d’une Charte du cotisant contrôlé doit être mentionnée dans l’avis de contrôle au contrôlé afin qu’il soit informé de ses droits et du déroulement du contrôle (R.243-59, I, al.5 CSS).
Cet avis doit, par ailleurs, mentionner l’adresse à laquelle la Charte est consultable sur internet et la possibilité, pour le contrôlé, de la recevoir sur demande (R.243-59 CSS).
Le contrôlé peut se faire assister d’un avocat et l’information du cotisant de son droit d’être assisté d’un conseil lors du contrôle est une formalité substantielle (R. R.243-59 CSS ; Cass. 2e Civ, 18 sept. 2014, n° 13-17.084).
A défaut, l’annulation du redressement est possible. En effet, l’absence de l’avis de contrôle ou l’absence d’une mention entraine de plein droit la nullité du contrôle (Cass. 2e Civ. 10 juillet 2008 n°07-18-152).
3/ Accès aux documents : une autorisation préalable obligatoire
Au cours du contrôle, le contrôleur URSSAF peut se déplacer librement dans l’entreprise, en respectant toutefois les règles d’hygiène et de sécurité qui y sont applicables.
Le contrôleur peut également interroger toute personne rémunérée dans l’entreprise (R. 243-59, II, al.4 ; Cass. soc. 28 novembre 1991, n°87-11.287).
La seule limite à cette prérogative est qu’il n’a pas le droit d’utiliser des méthodes d’intimidation pour obtenir une information sur les pratiques de l’entreprise, recueillir les propos d’un membre de la famille du salarié, ou envoyer un questionnaire au domicile du salarié relatif à ses horaires de travail (Cass. soc. 28 novembre 1991, n°87.11.287 ; Cass. soc. 27 février 2003, n°01-21.149).
Une audition irrégulière entraine la nullité du redressement, même si d’autres éléments réguliers suffisent à établir l’infraction (Cass. 2e Civ. 11 octobre 2005, n°04-30.389).
Toutefois, les règles d’audition des personnes rémunérées par l’entreprise sont différentes si le contrôleur recherche des infractions de travail dissimulé (L.8271-6-1 Code du travail).
Par ailleurs, le contrôleur peut avoir accès à de nombreux documents afin d’effectuer son contrôle dans les meilleures conditions (R. 243-59, II, al.2).
Le contrôleur peut même demander au contrôlé de présenter les documents selon un classement, à la seule condition qu’il en ait préalablement informé ce dernier (R.243-59, II, al.3).
Il existe un principe selon lequel le contrôleur doit avoir accès à tout document utile pour ses opérations de contrôle. En revanche, il ne peut pas les chercher lui-même (Cass. soc. 5 décembre 1991 n°89-17.754).
En ce qui concerne les documents ou les données qui sont dématérialisés et non accessibles sur papier, le contrôleur URSSAF doit avoir sollicité préalablement une autorisation d’accès au matériel informatique (R.243-59-1, al.1 et R.243-59-9 CSS).
Le contrôlé peut s’opposer à cette demande dans les 15 jours qui suivent la demande de l’inspecteur URSSAF (R.243-59-9 CSS).
En revanche, son silence vaut acceptation (R. 243-59-1, al.5).
Le contrôlé peut aussi accéder à la demande de l’inspecteur en lui remettant des copies des documents ou prendre en charge lui-même tout ou partie des traitements automatisés (R.243-59-1, al.1 et al.3 CSS).
Le refus de l’entreprise de transmettre les documents nécessaires au contrôle peut être assimilé à un délit d’obstacle à l’action du contrôleur et les conséquences peuvent être importantes.
Il est donc déconseillé aux entreprises d’en interdire l’accès au contrôleur.
4/ Lettre d’observations : des mentions essentielles pour le respect du principe du contradictoire
A l’issue du contrôle, le contrôleur doit adresser au contrôlé un document récapitulatif : les observations de fin de contrôle.
Cette lettre d’observations est décisive pour l’entreprise car c’est à ce stade qu’elle connait la décision de l’inspecteur et, notamment, s’il y a lieu ou non à un redressement.
Cette lettre n’est toutefois pas soumise à un délai particulier (Cass. 2e Civ. 11 juillet 2005, n°03-20.898), sauf si le contrôle concerne une entreprise de moins de 10 salariés.
La lettre doit indiquer expressément au cotisant qu’il dispose d’un délai de 30 jours pour présenter ses observations (R. 243-59, III CSS, Circ. Acoss 16 juillet 1999, Cass. 2e Civ. 19 mars 2005, n°03-30.511) et qu’il a la faculté de se faire assister d'un conseil de son choix.
Depuis le décret du 8 juillet 2016, toutes les observations qui auraient été émises lors du contrôle doivent impérativement figurer dans la lettre d’observations.
Par exemple, l’absence d’indication du montant de l’assiette, l’absence d’indication du mode de calcul ou du montant du redressement ou encore des éventuelles majorations et pénalités entraînent la nullité du contrôle et, par conséquent, du redressement (R. 243-59, III CSS, Cass. 2e Civ. 18 septembre 2014, n°13-21.682).
En effet, toutes les observations doivent être justifiées, le but étant d’imposer à l’URSSAF de justifier les documents qui ont pu servir à fonder sa décision de redresser le cotisant.
Il existe également d’autres mentions obligatoires telles que l’objet du contrôle, les documents consultés, la période vérifiée, la date de fin de contrôle (R.243-59, III CSS).
Enfin, la lettre d’observations doit être datée et signée par le contrôleur (Cass. 2e Civ. 6 novembre 2014, n°13-23.990).
5/ Notification de la mise en demeure : un délai minimal à respecter
Le contrôleur URSSAF ne peut pas notifier de manière prématurée le redressement à l’entreprise.
En effet, il a l’obligation d’attendre le terme d’un délai de 30 jours, pendant lequel le contrôlé peut présenter des observations (R. 243-59 CSS, Cass. 2e Civ. 9 février 2006 n°04-30.535).
Le non-respect de ce délai entraine la nullité du contrôle et donc du redressement (Cass. soc. 16 juin 1994, n° 92-13.547, Cass. soc. 12 décembre 1996, n°95-12.881).
La mise en demeure est enfin soumise tant à des conditions de fond que de forme.
Elle doit mentionner, de manière claire et explicite, les délais et voies de recours. Cette formalité n’est pas substantielle. Toutefois, l’absence de cette mention rend le délai de recours inopposable, c’est-à -dire que l’entreprise peut contester la mise en demeure sans condition de délai.
De plus, cette mise en demeure doit impérativement être adressée au contrôlé par LRAR.
En ce qui concerne les conditions de fond, par principe, la décision administrative de l’URSSAF doit être motivée tant en fait qu’en droit.
Autrement dit, la mise en demeure doit mentionner : la cause, la nature et le montant des sommes réclamées, les majorations et pénalités qui s'y appliquent ainsi que la période à laquelle elles se rapportent (R. 244-1 CSS, Cass. soc. 2 déc. 1993, n° 91-16.576, Cass. soc. 7 déc. 2000, n° 98-18.359).
Le cotisant dispose d’un délai d’un mois pour contester la mise en demeure et débuter la phase contentieuse.
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Xavier Berjot
Avocat Associé
OCEAN Avocats
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