- Etablissement des procès-verbaux
Selon l’article R. 2325-3 du Code du travail, « les délibérations des comités d'entreprise sont consignées dans des procès-verbaux établis par le secrétaire et communiqués à l'employeur et aux membres du comité. »
Il résulte de ce texte que seul le secrétaire du comité d’entreprise a qualité pour établir les procès-verbaux de cette institution.
La Cour de cassation considère que le temps passé par le secrétaire à établir les procès-verbaux s'impute sur le crédit d'heures dont il dispose en sa qualité de membre du comité d’entreprise (Cass. soc. 9 mai 1979, n° 77-41.308).
Ni les membres du comité d’entreprise ni l’employeur ne sauraient se substituer au rôle du secrétaire, qui est donc exclusif.
Si les membres du comité, y compris l'employeur, ne peuvent établir un procès-verbal à la place du secrétaire, il ne leur est pas interdit de faire connaître aux salariés leur position exprimée au cours des séances du comité d'entreprise (Circulaire DRT n° 12 du 30 novembre 1984).
En effet, les procès-verbaux doivent être le reflet des réunions et il est nécessaire que l’ensemble des parties intéressées puissent faire valoir leur point de vue, en cas de divergence.
- Mentions des procès-verbaux
Le Code du travail ne prévoit pas de règles particulières concernant les mentions devant figurer sur les procès-verbaux du comité d’entreprise.
L’article L. 2325-20 du Code du travail dispose seulement que « l'employeur fait connaître lors de la réunion du comité d'entreprise suivant la communication du procès-verbal sa décision motivée sur les propositions qui lui ont été soumises », précisant que « les déclarations sont consignées dans le procès-verbal. »
Les procès-verbaux contiennent généralement :
- la date de la séance,
- le nom de l’ensemble des personnes présentes,
- l’heure du début et de la fin de la réunion,
- les avis et votes émis à l’issue des consultations du comité d’entreprise,
- les réponses motivées de l’employeur aux questions posées lors des réunions précédentes,
- l’examen des documents et rapports obligatoires,
- les résolutions adoptées par le comité d’entreprise.
Généralement, la teneur des discussions et des débats est reproduite par le secrétaire sous formes d’extraits plus ou moins longs.
Cela étant, selon une ancienne réponse ministérielle, l'employeur ne peut s'opposer à ce que le procès-verbal relate in extenso les diverses questions traitées en séances, y compris les comptes du bilan (Rép. min. AN 30 décembre 1950).
- Transmission des procès-verbaux
Il résulte de l’article R. 2325-3 susvisé (cf. § 1) qu’il appartient au secrétaire de communiquer à l'employeur et aux membres du comité les procès-verbaux qu’il a établis.
Cette disposition, qui met une obligation à la charge du secrétaire, s’applique à l’occasion de l’ensemble des réunions du comité d’entreprise.
Aucune date de transmission n’est fixée par les textes mais, par hypothèse, les procès-verbaux doivent être établis par le secrétaire avant leur adoption par le comité d’entreprise.
Outre la transmission à l’employeur et aux membres du comité d’entreprise, l’article L. 2325-19, alinéa 1er du Code du travail prévoit que le comité peut décider que certaines de ses délibérations seront transmises à l'autorité administrative (la Direccte).
En tout état de cause, l’alinéa 2 du même texte prévoit que les inspecteurs et contrôleurs du travail peuvent, sur leur demande, et à tout moment, prendre connaissance des délibérations du comité d'entreprise.
Attention : certaines dispositions du Code du travail font obligation à l’employeur de communiquer à l’inspecteur du travail les procès-verbaux de certaines réunions. A titre d’exemple, l’article L. 2323-73 dispose que les bilans sociaux des entreprises et établissements, éventuellement modifiés pour tenir compte de l'avis du comité compétent, ainsi que le procès-verbal de la réunion dudit comité, sont adressés à l'inspecteur du travail dans un délai de 15 jours à compter de cette réunion.
- Publicité des procès-verbaux
Selon l’article L. 2325-21 du Code du travail, « le procès-verbal des réunions du comité d'entreprise peut, après avoir été adopté, être affiché ou diffusé dans l'entreprise par le secrétaire du comité, selon des modalités précisées par le règlement intérieur du comité. »
En fonction des clauses du règlement du comité d’entreprise, l'affichage ou la diffusion des procès-verbaux peut être automatique, dépendre de la décision du secrétaire ou, encore, résulter d’un vote du comité.
En l'absence de règlement intérieur, le secrétaire doit obtenir par un vote majoritaire du comité d'entreprise une autorisation de procéder à l'affichage, la délibération pouvant alors revêtir un caractère général (durant la durée du mandat des membres du comité) ou spécial (pour une ou plusieurs réunions).
En cas d’affichage ou de diffusion dans l’entreprise, les procès-verbaux ne doivent pas enfreindre les obligations de discrétion imposées par la loi aux membres du comité et ne doivent contenir aucune inexactitude ou propos injurieux ou aucune allégation diffamatoire (lettre ministérielle n° 1790 du 6 mars 1989).
Dès lors que le contenu des procès-verbaux n’enfreint pas ces règles, l'employeur ne peut faire obstacle à leur publication dans les lieux de travail (Cass. crim. 23 juin 1981, n° 80-93.003).
S’agissant de la diffusion externe des procès-verbaux, une cour d’appel a pu annuler la délibération par laquelle un comité d'entreprise avait autorisé un institut de recherche universitaire à prendre connaissance de ses procès-verbaux pour les besoins d'une étude (CA Grenoble 31 janvier 1985 n° 85-109).
Les procès-verbaux du comité d’entreprise sont en effet des documents internes qui intéressent exclusivement l’entreprise.
Xavier Berjot
Avocat Associé
OCEAN Avocats
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