Syndic bénévole et conservation des documents

Bonjour,

Je suis syndic bénévole de copropriété et je me demandais si, s'agissant de la conservation des documents (factures, quittances, PV des AG, etc.), il fallait obligatoirement conserver le format papier.

Effectivement, je ne souhaiterais conserver que le format numérique de ces documents (par le biais de scan de documents), pour un gain de place évident.

Est-ce possible ?
Ou doit-on conserver tout de même, et obligatoirement, en parallèle, le format papier ?
Bien évidemment, ces documents numériques seraient conservés sur plusieurs endroits à la fois (serveur sécurisé, disque dur externe, etc.).

Merci de vos lumières !

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Je vous donnerai une réponse copiée sur celle que je formule pour les entrepreneurs.

Vous pouvez numériser, mais souvenez vous que l'administration fiscale peut toujours exiger la présentation des originaux en cas de contrôle.

Donc, les documents important seront de préférence conservés sous forme papier également, par exemple les procès-verbaux des assemblées générales.
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Ce que l'on conçoit bien s'énonce clairement, c'est pourquoi interventions synthétiques et vocabulaire à la portée de chacun de nos visiteurs sont requis.(°_°).

Merci à vous.

Cependant, nous concernant par exemple, et pour ce qui est des quittances d'eau ou d'assurance immeuble, ces derniers nous parviennent déjà que par format numérique, nous voyons donc d'un mauvais oeil de devoir imprimer ces documents juste parce que l'administration pourrait exiger l'original (original qui est d'ailleurs sous format numérique de base, donc).

Bonjour,

Imprimer un document reçu sous forme électronique ne lui donne pas plus d’authenticité.

Mais remplacer un document original établi sur papier par une copie conservée sous forme électronique, c’est remplacer une preuve par un commencement de preuve. Mieux vaut conserver l’original. Par exemple, il faut conserver l’original des procès verbaux d’assemblée générale rédigés sur papier et signés par le président de séance afin d’en conserver tout leur force probante. Il en est de même des contrats. Lorsque les actions susceptibles d’être exercées sont prescrites, que ce soit en attaque ou en défense, l’intérêt de conserver les originaux à titre de preuve disparaît.

Merci à vous pour ce complément d'information !

pour ce qui est des quittances d'eau ou d'assurance immeuble, ces derniers nous parviennent déjà que par format numérique,


Pour ce qui vous parvient en numérique uniquement, vous pouvez bien entendu conserver en numérique.
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Ce que l'on conçoit bien s'énonce clairement, c'est pourquoi interventions synthétiques et vocabulaire à la portée de chacun de nos visiteurs sont requis.(°_°).

bonjour

quant au factures d'eau et d'assurance, il est toujours possible d'obtenir des duplicatas si necessaire