Il est préalablement précisé que, aux termes de l’article L. 4742-1 du Code du travail, « le fait de porter atteinte ou de tenter de porter atteinte soit à la constitution, soit à la libre désignation des membres, soit au fonctionnement régulier du comité d'hygiène, de sécurité et des conditions de travail, notamment par la méconnaissance des dispositions du livre IV de la deuxième partie relatives à la protection des représentants du personnel à ce comité, est puni d'un emprisonnement d'un an et d'une amende de 3 750 euros ».
Ainsi, « le comité d’hygiène, de sécurité et des conditions de travail est présidé par l’employeur » (art. L. 4614-1 C. trav.) et son secrétaire « est choisi parmi les représentants du personnel au sein de ce comité » (art. R. 4614-1 C. trav.) « à la majorité des suffrages valablement exprimés des membres composant le comité » (circ. n° 93/15, 25 mars 1993), le président pouvant prendre part au vote, « la désignation du secrétaire du CHSCT n’étant qu’une mesure d’administration interne du comité et non une consultation des membres élus du comité en tant que délégation du personnel » (TGI Paris, ord. réf., 19 fév. 2009, n° 09/51095).
En outre, « l'inspecteur du travail est prévenu de toutes les réunions du comité d'hygiène, de sécurité et des conditions de travail et peut y assister » (art. L. 4614-11 C. trav.) ; et, « outre le médecin du travail, le responsable du service de sécurité et des conditions de travail ou, à défaut, l'agent chargé de la sécurité et des conditions de travail assiste, s'il existe, à titre consultatif, aux réunions du comité d'hygiène, de sécurité et des conditions de travail » (art. R. 4614-2 C. trav.).
Nécessairement, « le comité d’hygiène, de sécurité et des conditions de travail se réunit au moins tous les trimestres à l’initiative de l’employeur, plus fréquemment en cas de besoin, notamment dans les branches d’activité présentant des risques particuliers » (art. L. 4614-7 C. trav.), l’absence de réunion étant constitutive du délit d’entrave (Cass. crim., 27 sept. 1989, n° 88-85.727).
« L’ordre du jour de chaque réunion est établi par le président et le secrétaire » (art. L. 4614-8, al. 1, C. trav.). Cette disposition est impérative et « son inobservation est constitutive d’entrave au fonctionnement régulier de ce comité » (Cass. crim., 4 jan. 1990, n° 88-83.311).
« L'ordre du jour de la réunion du comité d'hygiène, de sécurité et des conditions de travail et, le cas échéant, les documents s'y rapportant sont transmis par le président aux membres du comité et à l'inspecteur du travail quinze jours au moins avant la date fixée pour la réunion, sauf cas exceptionnel justifié par l'urgence » (art. R. 4614-3, al. 1, C. trav.). Ainsi, il a été jugé que « le chef d'entreprise ne pouvait, à peine d'entrave, se dispenser de respecter le délai prévu par le texte précité » (Cass. crim., 11 juin 1992, n° 91-84.309) ; de même, la Cour de cassation a jugé qu’une délibération ne pouvait être adoptée en connaissance de cause et devait in fine être annulée si les documents s’y rapportant n’avaient pas été communiqués aux membres du CHSCT avant la réunion (Cass. soc., 13 fév. 2013, n° 11-27.089).
« Toutefois, lorsque le comité est réuni dans le cadre d'un projet de restructuration et de compression des effectifs mentionné à l'article L. 2323-15, l'ordre du jour et, le cas échéant, les documents s'y rapportant sont transmis trois jours au moins avant la date fixée pour la réunion » (art. R. 4614-3, al. 2, C. trav.).
Par ailleurs, « l'ordre du jour est transmis dans les mêmes conditions aux agents des services de prévention des organismes de sécurité sociale qui peuvent assister aux réunions du comité » (art. R. 4614-3, al. 3, C. trav.).
Au cours des réunions, « les décisions du comité d'hygiène, de sécurité et des conditions de travail portant sur ses modalités de fonctionnement et l'organisation de ses travaux sont adoptées à la majorité des membres présents, conformément à la procédure définie au premier alinéa de l'article L. 2325-18 » (art. L. 4614-2, al. 1, C. trav.). « Il en est de même des résolutions que le comité adopte » (art. L. 4614-2, al. 2, C. trav.). La Cour de cassation a en outre précisé que « le CHSCT ne peut valablement délibérer que sur un sujet en lien avec une question inscrite à l’ordre du jour » (Cass. soc., 22 jan. 2008, n° 06-18.979).
Ces réunions « ont lieu dans l'établissement, dans un local approprié et, sauf exception justifiée par l'urgence, pendant les heures de travail » (art. R. 4614-4, al. 1, C. trav.) ; le temps passé aux réunions étant payé comme temps de travail effectif et n’étant pas déduit des heures de délégation (art. L. 4614-6, 1°, C. trav.).
« Le comité d'hygiène, de sécurité et des conditions de travail reçoit de l'employeur les informations qui lui sont nécessaires pour l'exercice de ses missions, ainsi que les moyens nécessaires à la préparation et à l'organisation des réunions et aux déplacements imposés par les enquêtes ou inspections » (art. L. 4614-9, al. 1, C. trav.).
« Les documents mentionnés à l'article L. 4711-1 sont présentés au comité d'hygiène, de sécurité et des conditions de travail au cours de la réunion qui suit leur réception par l'employeur » (art. R. 4614-5, al. 1, C. trav.) ; « chaque membre du comité peut à tout moment demander la transmission de ces documents » (art. R. 4614-5, al. 2, C. trav.).
« Le président informe le comité des observations de l'inspecteur du travail, du médecin inspecteur du travail et des agents des services de prévention des organismes de sécurité sociale au cours de la réunion qui suit leur intervention » (art. R. 4614-5, al. 3, C. trav.).
L’information à destination du CHSCT doit être large et réelle afin de permettre au comité d’avoir « une vision globale des problèmes » (Cass. soc., 19 déc. 1990, n° 89-16.091).
Il convient de préciser que « les membres du comité sont tenus à une obligation de discrétion à l'égard des informations présentant un caractère confidentiel et données comme telles par l'employeur » (art. L. 4614-9, al. 2, C. trav.) et « sont tenus au secret professionnel pour toutes les questions relatives aux procédés de fabrication » (art. L. 4614-9, al. 3, C. trav.).
Mais, outre la réunion du CHSCT prévue à l’article L. 4614-7 du Code du travail, « le comité d’hygiène, de sécurité et des conditions de travail est réuni à la suite de tout accident ayant entraîné ou ayant pu entraîner des conséquences graves (…) » (art. L. 4614-10 c. trav.), « dans le plus bref délai possible afin d'analyser les causes de cet accident et proposer, le cas échéant, des mesures propres à en prévenir le renouvellement » (Cass. crim., 21 nov. 2000, n° 00-81.488). L'absence d'information du comité sur l'accident malgré la demande des représentants du personnel est de fait constitutive d’entrave (Cass. crim., 26 mai 1992, n° 91-85.602), puisque « la périodicité de cette information ne saurait se borner au rythme trimestriel des réunions du comité » (rép. min. QE n° 53621, JO AN 19 nov. 1984, p. 5056).
De même, « le comité d’hygiène, de sécurité et des conditions de travail est réuni (…) à la demande motivée de deux de ses membres représentants du personnel » (art. L. 4614-10 c. trav.), « le chef d'établissement [devant] réunir cet organisme sans pouvoir se faire juge du bien-fondé de cette demande » (Cass. crim., 4 jan. 1990, n° 88-83.311).
Nota : Pour plus de détails sur ce point, voir l’article « Demande de réunion du CHSCT non satisfaite par l’employeur ».
Enfin, « il est réuni en cas d'événement grave lié à l'activité de l'établissement ayant porté atteinte ou ayant pu porter atteinte à la santé publique ou à l'environnement » (art. L. 4614-10, al. 2, C. trav. ; article modifié par la loi n° 2013-316 du 16 avril 2013).
Pour chaque réunion, un procès-verbal est rédigé, dont la charge incombe au secrétaire du comité (circ. n° 93/15, 25 mars 1993). « Les procès-verbaux des réunions ainsi que le rapport et le programme annuels mentionnés à l'article L. 4612-16 sont conservés dans l'établissement. Ils sont tenus à la disposition de l'inspecteur du travail, du médecin inspecteur du travail et des agents des services de prévention des organismes de sécurité sociale » (art. R. 4614-4, al. 2, C. trav.).