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Les données importantes étaient jusqu’à aujourd’hui stockées dans des placards, dans des albums photos, sur des DVD ou sur des CD, sur du papier (factures, contrats ou autre amas de mots sans intérêt particulier) qui se trouve souvent dans des boites archives en carton ! |
Par ailleurs, la gestion des factures papiers est un véritable calvaire pour les particuliers comme pour les entreprises. Enfin, le marché des coffres-forts numériques pour les entreprises se développe notamment depuis la nouvelle loi sur dématérialisation des bulletins de salaire et pour répondre à l'essor constant des échanges électroniques.
Alors, comment appréhender ce nouvel outil sécurisant ?
D’abord, un coffre-fort électronique est un espace de conservation et de confiance (1), et la dématérialisation croissante des documents encourage leur développement (2).
Un espace de confiance pour la conservation des documents électroniques
Le coffre-fort électronique permet l’archivage de documents électroniques (A), répondant à des principes de sécurité essentiels (B).
L’archivage de documents électroniques
A travers le coffre-fort numérique, le particulier peut avoir un espace de confiance sécurisé permettant d'archiver électroniquement tous ses documents et d'y accéder à tout moment de n'importe quel endroit dans le monde à partir d'un accès Internet.
La conservation sécurisée de tout document électronique, et l’archivage à valeur probante (dit « archivage légal ») de tout document nativement électronique est assuré grâce au coffre-fort numérique.
Enfin, la différence avec une sauvegarde sur ordinateur réside dans l’externalisation de la sauvegarde des documents électroniques. Le coffre-fort numérique permet de mettre ces documents à l’abri des pannes d’ordinateurs, incendie, inondation, vol, ou plantage de disque dur externe. En transférant les documents électroniques de l’ordinateur sur le coffre fort numérique, ils seront en sécurité, puisqu’ils seront stockés sur plusieurs serveurs distincts.
Ce type d’archivage s’avère donc pratique, durable, et sécurisé. Mais quels en sont les principes fondamentaux ?
Les principes fondamentaux de l’archivage électronique sécurisé
En matière d’authentification et de navigation sécurisées, l'ensemble des échanges avec le coffre-fort numérique s'effectue en mode sécurisé et crypté, ce qui permet de s'assurer de la plus stricte confidentialité des échanges.
Aussi, tous les dépôts de documents électroniques dans le coffre-fort numérique se font de manière à garantir l'intégrité des données dans le temps.
Il existe également une fonction d'horodatage (date et heure certaine) et de scellement par signature électronique, qui peut être mise en place afin d’archiver légalement des documents nativement électroniques.
Enfin, l'ensemble des opérations effectuées par le particulier au sein du coffre-fort numérique fait l'objet d'une traçabilité à valeur probante de tous les instants.
Cette technologie est actuellement en vogue.
La dématérialisation croissante des documents : le développement croissant des coffres-forts
Les offres de coffres-forts électroniques se diversifient (A), mais les copies numériques ne valent pourtant pas toujours les originaux (B).
La multiplication des offres de coffres-forts électroniques
Banques, mutuelles, assureurs, mais aussi sites spécialisés proposent des espaces de stockage virtuels permettant de protéger et d’archiver des documents numériques. Gratuites ou payantes, ces offres varient en termes de capacité de stockage et de services proposés.
Ainsi, la mutuelle MMA a récemment lancé un tel service, ouvert à tous gratuitement, mais dans une limite de stockage de 100 mégaoctets, et en illimité pour ses assurés. L’assureur Allianz a, lui, conçu un produit avec Air France : un coffre-fort « communiquant » puisque votre opérateur téléphonique pourra, par exemple, y adresser les factures.
Par ailleurs, le groupe La Poste a également récemment son coffre-fort numérique baptisé Digiposte, destinés aux professionnels et particuliers.
Enfin, il existe aussi des sites Internet spécialisés, comme myarchivebox.com. A noter que le gouvernement s’est également lancé en offrant à tous un espace gratuit sur mon.service-public.fr.
Des copies valant des originaux ?
Les fichiers numériques issus de documents papier scannerisés ont juridiquement la valeur d’une copie. En justice, votre adversaire peut donc en contester la sincérité et la fidélité. Bataille d’experts en perspective ! Ces derniers regardent notamment les conditions de conservation de la copie. L’avoir gardée dans un coffre-fort virtuel sous forme d’un document type PDF atteste au moins la date du fichier numérique et son absence de modification depuis.
Un coffre-fort électronique permettra également à une société de supprimer les risques de perte ou de destruction des données, de mettre en place une structure d’archivage de document à valeur juridique, de garantir l’intégrité de l’information, d’avoir un accès en ligne permanent aux documents, et bien entendu de limiter l’accès aux seules personnes habilitées dans un évident souci de sécurité.
Il conviendra aussi de noter que ni la Loi, ni la Jurisprudence n’ont encore eu à se prononcer sur ce nouveau système de conservation des données, et que la CNIL, si elle a déjà rendu quelques délibérations évoquant le sujet, n’a pas encore rendu de décision spécifique en la matière.
