L’autorité hiérarchique d’un agent ou fonctionnaire de l’Etat peut les convoquer afin de leur faire part de « difficultés » ou « problèmes » dans le cadre de leur travail.
Dans le cadre de cette entrevue, souvent inopinée, sans défenseur ni témoin, les agents et fonctionnaires de l’Etat sont invités à présenter leurs observations et répondre aux questions posées par leur hiérarchie.
Lorsque l’autorité hiérarchique informe l’autorité territoriale de l’existence de ces difficultés, il peut être amené à lui communiquer le compte rendu d’entretien avec le ou les agents concernés, sans que ces derniers n’en soient d’ailleurs informés.
Or, les comptes rendus d’entretien entre une autorité hiérarchique et un agent sont automatiquement versés dans le dossier personnel de l’agent car il concerne sa situation administrative.
De plus, les dossiers personnels des agents et fonctionnaires peuvent être composés de pièces diverses telles que des plaintes ou rapports d’enquête interne.
A cet égard, l'article 18 de la loi du 13 juillet 1983 dispose que :
« Le dossier du fonctionnaire doit comporter toutes les pièces intéressant la situation administrative de l'intéressé [...]
Il ne peut être fait état dans le dossier d'un fonctionnaire, de même que dans tout document administratif, des opinions ou des activités politiques, syndicales, religieuses ou philosophiques de l'intéressé [...] ».
Parallèlement, les agents et fonctionnaires disposent du droit de demander par écrit, à tout moment, à consulter leur dossier administratif et ce sans avoir à motiver la demande.
De même, les agents et fonctionnaires sont fondés à demander le retrait de leur dossier de documents présentant un caractère injurieux ou diffamatoire (CAA de Nancy, n° 99NC02449, du 10 novembre 2004) ou d’une lettre faisant état d’un mandat syndical (CE, n° 251833 du 25 juin 2003).
Pour cause, certains documents défavorables figurant dans les dossiers administratifs individuels peuvent être sans lien avec leur carrière professionnelle et être utilisés afin de remettre en cause leurs compétences et nuire à leur réputation.
Ainsi, il convient de garder en mémoire que les agents et fonctionnaires ne peuvent pas demander le retrait ni la destruction du compte rendu d’un entretien avec l’autorité hiérarchique dès lors que ce document concerne leur situation administrative.
Dans ce contexte, le 24 janvier 2017, la cour administrative d’appel de Paris a jugé qu’un courrier d’un supérieur hiérarchique faisant état d’un différend de nature personnelle avec un fonctionnaire et excédant le cadre normal des relations de travail pouvait valablement être versé au dossier administratif de celui-ci (CAA Paris, 10ème chambre, 24 janvier 2017, 16PA01121)
Cependant, le 10 novembre 2004, la Cour administrative d'appel de Nancy a par exemple considéré qu’un professeur de collège a le droit de demander au recteur de son académie le retrait de son dossier administratif des documents relatifs à une plainte dont il avait fait l'objet de la part d’élèves (Cour administrative d'appel de Nancy, 3ème chambre, 10 novembre 2004, N° 99NC02449)
Les documents litigieux se composaient de témoignages de collégiennes se plaignant du comportement du professeur dans l'exercice de ses fonctions, d'attestations émanant du médecin scolaire et de surveillants d'externat, de différents courriers administratifs se rapportant à ces incidents, notamment un rapport d'enquête administrative de l'inspecteur pédagogique régional et, enfin, d'une lettre du procureur de la République décidant le classement sans suite de l'affaire.
La cour administrative d’appel a estimé dans cette affaire que ces différentes pièces, et en particulier les témoignages des élèves et l'attestation du médecin scolaire, ne se bornaient pas à relever un comportement désinvolte ou familier de la part du professeur mais tendaient également à stigmatiser un comportement équivoque et tendancieux mal ressenti par certaines adolescentes.
Compte tenu qu'il ne ressortait pas des pièces du dossier que l'exactitude matérielle des faits reprochés à l'intéressé puisse être regardée comme établie, qu’aucune plainte pénale n'a été déposée par les parents des élèves concernées, qu'en outre le procureur de la République a décidé de prononcer un classement sans suite au motif que les investigations effectuées par les enquêteurs n'ont pas permis de révéler l'existence d'une infraction pénale et qu'aucune poursuite disciplinaire n'a été engagée à raison de ces faits, les juges administratifs ont considéré que « les pièces incriminées, alors même qu'elles ne font pas état expressément d'accusation de pédophilie ni d'agression sexuelle, ont revêtu à l'égard de l'intéressé un caractère injurieux ou diffamatoire ; que, dès lors, la présence de ces pièces dans le dossier de l'agent était, en l'espèce, contraire aux prescriptions précitées de la loi du 13 juillet 1983 ».
Eu égard aux conséquences susceptibles de découler de la présence de certains types de documents dans les dossiers personnels des agents et fonctionnaires, le droit de retrait ou suppression est la garantie qu’ils ne pourront d’aucune manière être employés à l’encontre de ceux-ci notamment dans le cadre de leur avancement ou procédure disciplinaire.
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Anthony Bem
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