COVID-19 : L’ETAT D’URGENCE SANITAIRE FACE A L’OBLIGATION DE DEPOT DES ETATS FINANCIERS DE SYNTHESE DANS LE REGISTRE DU COMMERCE ET DU CREDIT MOBILIER : délais maintenus.
Par Maitre Edmond MBOKOLO ELIMA, Avocat au Barreau de l’Equateur et Assistant à la Faculté de Droit, Université de Mbandaka-RDC
D’aucun n’ignore que, le fonctionnement d’une société commerciale conformément au droit de l’OHADA que la RDC ratifié en juillet 2012 et entrée en vigueur le 12 septembre de la même année, obéit un certain nombre des principes.
En effet, la société anonyme est l’une des cinq formes des sociétés actuellement organisées en droit de l’OHADA, dont notamment la société en commandite simple, la société en nom collectif, la société à responsabilité limitée et la société par actions simplifiées.
Ces différentes formes des sociétés se convergent car, ayant certaines règles communes quant à leur constitution, fonctionnement et dissolution, mais aussi, chacune d’elle obéit à des règles leur sont propres ou spécifiques.
La Société anonyme est la société dans laquelle les droits sociaux sont représentés par des titres négociables détenus par des actionnaires qui sont responsables des dettes jusqu’à concurrence de leurs apports.
Il est fait obligation à la société anonyme de déposer des états financiers de synthèse dans le registre du commerce et du crédit mobilier (acte de dépôt) après la tenue de l’assemblée générale ordinaire ou extraordinaire dans les délais préfixés sous peine d’amendes.
Mais alors, la RDC est dans un état d’urgence sanitaire depuis le 24 mars 2020 qui du reste, a totalement bouleversé le fonctionnement de plusieurs entreprises à travers le pays. Prenant des mesures exceptionnelles en faveur des entreprises en date du 27 mars 2020, le Gouvernement congolais n’a pas songé sur à certains délais légaux que les entreprises (sociétés commerciales) peuvent être confrontés par le confinement, les suspensions des vols, la fermeture provisoire des entreprises commerciales, etc…
C’est ainsi que, nous avons trouvé aisé de parler d’abord et d’une manière brève des états financiers de synthèse (1), avant de parler sur les délais de dépôt (2), et enfin, sur les conséquences de la violation de cette obligation (3).
1. Etats financiers de synthèse
Par définition, un état financier est un document comptable qui donne des informations sur la situation d’une entreprise. Ces informations peuvent concerner l’état de sa structure financier, la composition de son patrimoine, l’évaluation de ses performances et la mesure de sa rentabilité.
Les états financiers synthétisent de façon claire et structurée les évènements qui ont affecté une entreprise tout au long de son exigence ainsi que les transactions qu’elle a réalisées avec des tiers. Ils relèvent de la comptabilité des entreprises. Celle-ci est organisée dans l’acte uniforme de l’OHADA du 23 mars 2000 portant organisation et harmonisation des comptabilités des entreprises.
Ils regroupent les informations comptables au moins une fois par an sur une période de douze mois, appelée exercice et ils sont dénommés états financiers annuels. Les états financiers annuels comprennent le Bilan, le Compte de résultat, le Tableau financier des ressources et des emplois, ainsi que l’État annexé. Ils forment un tout indissociable et décrivent de façon régulière et sincère les événements, opérations et situations de l’exercice pour donner une image fidèle du patrimoine, de la situation financière et du résultat de l’entreprise. Ils sont établis et présentés conformément de façon à permettre leur comparaison dans le temps, exercice par exercice, et leur comparaison avec les états financiers annuels des autres entreprises dressés dans les mêmes conditions de régularité, de fidélité et de comparabilité.
Toute entreprise qui applique correctement le Système comptable OHADA est réputée donner, dans ses états financiers, l’image fidèle de sa situation et de ses opérations exigée. Les livres comptables et autres supports dont la tenue est obligatoire sont :
- Le livre-journal, dans lequel sont inscrits les mouvements de l’exercice enregistrés en comptabilité ;
- Le grand livre, constitué par l’ensemble des comptes de l’entreprise, où sont reportés ou inscrits simultanément au journal, compte par compte, les différents mouvements de l’exercice ;
- La balance générale des comptes, état récapitulatif faisant apparaître, à la clôture de l’exercice, pour chaque compte, le solde débiteur ou le solde créditeur, à l’ouverture de l’exercice, le cumul depuis l’ouverture de l’exercice des mouvements débiteurs et le cumul des mouvements créditeurs, le solde débiteur ou le solde créditeur ,à la date considérée ;
- Le livre d’inventaire, sur lequel sont transcrits le Bilan et le Compte de résultat de chaque exercice, ainsi que le résumé de l’opération d’inventaire.
Les états financiers annuels sont arrêtés au plus tard dans les quatre mois qui suivent la date de clôture de l’exercice. La date d’arrêté doit être mentionnée dans toute transmission des états financiers. Ils sont déposés à la DGI (Direction Générale des Impôts) au même moment que le paiement du solde de l’impôt sur les bénéfices et profits (IBP) au plus tard le 30 avril de l’année qui suit celle de l’exercice comptable, dont une copie au Ministère de l’Economie Nationale.
2. Délais de dépôt des états financiers dans le Registre du commerce et du Crédit Mobilier (RCCM)
L’article 35 de l’acte uniforme portant sur le droit commercial général prévoit l’objet du Registre du Commerce et du Crédit Mobilier. En son point 3, il a pour objet de de recevoir le dépôt des actes et pièces et mentionner les informations, prévus par les dispositions du présent acte uniforme, par celles de l'acte uniforme relatif au droit des sociétés commerciales et du groupement d’intérêt économique, par l’acte uniforme portant organisation et harmonisation des comptabilités des entreprises et par toute autre disposition légale.
En effet, l’article 548 de l’acte uniforme relatif aux sociétés commerciales et groupement d’intérêt économique prévoit que dans une société anonyme, l’assemblée générale ordinaire est réunie au moins une fois par an, dans les six mois de la clôture de l’exercice, sous réserve de la prorogation de ce délai par décision de justice.
A vrai dire, l’exercice comptable est fixé au 31 décembre et, les états financiers doivent être arrêtés et déposés à la DGI au plus tard le 30 avril de l’année qui suit celle de la clôture de l’exercice, mais au plus tard 30 juin, l’Assemblée Générale de la Société anonyme doit se réunir pour accomplir le devoir prescrit à l’article 72 de l’acte uniforme portant organisation et harmonisation des comptabilities des entreprises qui dispose que les états financiers annuels et le rapport de gestion établis par les organes d’administration ou de direction, selon les cas, sont soumis à l’approbation des actionnaires ou des associés dans le délai de six mois à compter de la date de clôture de l’exercice.
Après cette approbation, l’article 269 de l’acte uniforme relatif aux sociétés commerciales et groupement d’intérêt économique exige que les sociétés anonymes soient tenues de déposer au Greffe du Tribunal de commerce ou Tribunal de Grande Instance pour être annexés au Registre du Commerce et du Crédit Mobilier, dans le mois qui suit leur approbation par l’assemblée générale des actionnaires, les états financiers de synthèse, à savoir le bilan, le compte de résultat, le tableau financier des ressources et emplois et l'état annexé de l’exercice écoulé. En cas de refus d’approbation de ces documents, une copie de la délibération de l’assemblée est déposée dans le même délai.
Donc, ce dépôt doit se faire au plus tard le 31 juillet. En RDC, le dépôt d’actes de société coûte 30$.
Face à l’état d’urgence sanitaire, la date de la tenue de l’assemblée générale prévue au 30 juin ainsi que le dépôt d’acte d’assemblée n’a pas été prolongée par les autorités.
Lors de l’assemblée générale des actionnaires, il peut eu avoir des modifications ou changement dans la société (notamment la direction, les commissaires aux comptes, le capital social, l’adresse, etc…). Dans cas, lors du dépôt des états financiers au Greffe, la société anonyme devra aussi solliciter l’inscription complémentaire de ces mentions modificatives dans le RCCM de la société. Après le paiement des frais y afférents, le Greffier Divisionnaire délivre un acte de dépôt et le formulaire modificatif ( de type M2).
3. Conséquences de la violation de cette obligation : non dépôt du procès-verbal de l’assemblée générale ordinaire et des états financiers (bilan) au plus tard le 31 juillet
Le non-respect par une société anonyme de cette obligation dans les délais légaux (au plus tard le 31 juillet) lui expose à des amendes colossales. Conformément à l’arrêté interministériel n°098/CAB/ME/MIN/J&GS/2017 et n°CAB/MIN/FINANCES/2017/067 du 31 octobre 2017 portant fixation des taux des droits, taxes et redevances à percevoir à l’initiative du Ministère de la Justice.
Ainsi, suivant cet arrêté les amendes en cas de violation des règles en matière du Registre du Commerce et du Crédit Mobilier varie entre 200 à 1.500$ qui sont recouvrées par la DGRAD.
Donc, en dépit de l’état d’urgence sanitaire, les délais pour la tenue de l’assemblée générale ordinaire des actionnaires ainsi que le dépôt des états financiers et actes de sociétés sont maintenus respectivement pour le 30 juin et le 31 juillet 2020.
