Comment attirer vos adhérents à l’assemblée générale

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Ce qui ne va pas avec les AG

Ce qu’en disent les adhérents :

On sait que ça va être trop long
On a l’impression que cela ne sert à rien
On n’y apprend rien de nouveau

Du côté des dirigeants, on se plaint qu’il y a de moins en moins de monde. Que les participants ne sont pas attentifs, et que les candidats au comité directeur ne se bousculent pas.

On aurait pu croire que la visio conférence amènerait un peu de nouveauté dans cet horizon nébuleux. Hélas, mis à part quelques succès de curiosité, elle a attiré encore moins de monde.

« On ne peut pas espérer changer les choses si on ne change pas le fond et la forme. »

Une différence de perception par nos adhérents

Le problème vient que nous, dirigeants, reproduisons un modèle d’assemblée générale qui n’est plus en phase avec ce que veulent nos adhérents.

Les gens aiment avant tout se retrouver, parler autour d’un buffet ou d’un repas
Ils aiment comprendre mais ils n’aiment pas les démonstrations
Ils veulent la transparence de la gestion
Les jeunes sont centrés sur leurs attentes. Ils aiment la rapidité mais sont aussi conscient de leur place dans la société.
Et les bénévoles attendent que l’on salue leur engagement

Accorder la convivialité avec les obligations statutaires

Il est possible de présenter des choses de façon à remplir nos obligations statutaires tout en faisant comprendre aux adhérents qu’ils vont passer un bon moment de convivialité.

Pour l’avoir vécue en tant que trésorier d’un ski club, c’est la condition sine qua non pour attirer du monde. Mais la convivialité ne se décrète pas. Elle est le résultat d’un équilibre subtil entre des gens qui se connaissent et d’une attitude d’intégration avec les nouveaux inscrits, qui leur permet de savoir qui est qui, et le rôle de chacun au sein de l’association.

Ambiance et gastronomie vont de pair en France. La présence d’un buffet ou d’un barbecue offert selon la saison aidera grandement à faire venir la majorité de vos adhérents.

Les rôles d’une AG :

Permettre à tous les adhérents de s’exprimer sur le projet et les actions menées.
Approuver l’action du comité en tant qu’organe représentatif de l’AG
Valider les comptes
Voter sur les points essentiels
Elire ses représentants

Expliquer le pourquoi des choses

Plutôt qu’une litanie de chiffres et de résultats sportifs, je préconise toujours d’expliquer le pourquoi des choses. Les chiffres et constats déjà sont connus de celles et ceux qui s’intéressent aux AG.

Proposez plutôt une synthèse des infos, avec le regroupement qui vous paraît pertinent, et renvoyez sur Internet pour le détail. Anticipez, afin que les gens aient le temps de s’informer. Envoyer les sources avec la convocation à l’assemblée générale est dans le bon timing. Gardez les infos accessibles pendant un mois après la date d’AG.

Entretenez le suspense sur certaines informations. Pour que cela fonctionne, il faut savoir ce qui est attendu, et avoir vécu quelques assemblées. Ayez le sens de la présentation. Même les chiffres comptables peuvent susciter l’intérêt si vous savez rendre compréhensible un concept comptable, et y apporter la pointe d’humour qui fera qu’on se souviendra de ce moment.

Présentation omnicanale

Nous vivons désormais dans un monde omnicanal, jouant à l’envie entre la radio, le smartphone, l’ordinateur et la télévision. Nous pouvons jouer de cela pour la communication statutaire de l’association.

Les infos sensibles et stratégiques sont réservées à l’assemblée générale
Les données annuelles seront envoyées par email, ou accessibles via un lien de téléchargement pour un meilleur contrôle de leur diffusion.
Les grandes lignes, celles qui évoquent la vie de l’association, ce qu’elle propose à ses adhérents, sera évoquée sur le site et les réseaux sociaux.

Et pourquoi pas le rapport moral du président sur YouTube ?

Tout ceci a pour but de raccourcir les temps de lecture et de présentation au profit des moment d’action : les questions – réponses et les votes.

Tenir l’assemblée générale en moins d’une heure !

C’est un bon repère. Si le temps de convivialité est supérieur au temps d’AG, alors vous retiendrez les gens et vous inverserez la tendance.

Guide pratique de l'association 2022-2023

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Assemblées générales
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