Télécharger le guide " Rembourser les frais d'un dirigeant 2022-2023"
Qu’est-ce qu’une note de frais ?
Le terme « note de frais » recouvre généralement les dépenses engagées par les salariés dans le cadre de leur activité professionnelle, pour le compte de leur entreprise. Souvent, il s’agit de frais de déplacement, de restauration ou d’hébergement. En pratique, les salariés soumettent ensuite les justificatifs correspondant à ces dépenses à l’approbation de leur employeur, qui procède après validation à leur remboursement.
Dans quel cas est-il possible de déduire la TVA ?
La plupart des frais engagés dans ce cadre sont susceptibles de comporter une part de TVA déductible. Dans quelles conditions l’entreprise est-elle en droit de la déduire ?
Pour répondre à cette question, il convient de se référer aux conditions générales de déduction de la TVA :
- la dépense doit être réalisée au nom d’un assujetti agissant en tant que tel et il doit exister un lien direct entre le bien ou le service utilisé et des opérations taxées ;
- la TVA doit être exigible chez le fournisseur ;
- la dépense doit être justifiée, dans la plupart des cas par une facture originale, sur laquelle apparaît l'identification de l’entreprise ;
- enfin, il faut prendre en compte les règles d’exclusion éventuelles applicables à chaque dépense.
Dépenses réalisées au nom d’un assujetti agissant en tant que tel et lien avec des opérations taxées
C’est la première condition de fond à respecter : pour que le droit à déduction de TVA puisse être exercé, il faut que le bien ou le service concerné ait été acquis par l'assujetti agissant en tant que tel.
Par ailleurs, le droit à déduction de la TVA implique que les biens ou services soient utilisés pour la réalisation d'une opération soumise à la TVA. Les dépenses effectuées pour acquérir les biens et les services doivent donc faire partie des éléments constitutifs du prix des opérations en aval ouvrant droit à déduction. À défaut, un droit à déduction peut néanmoins être reconnu si les dépenses font partie des frais généraux de l'entreprise.
Bien que non soumises à la TVA, certaines opérations (exportations, livraisons intracommunautaires, par exemple) sont assimilées à des opérations taxées pour l'exercice du droit à déduction. C’est notamment le cas des exportations ou livraisons intracommunautaires.
TVA exigible chez le fournisseur
La TVA ne peut être déduite par l’entreprise que si elle est en contrepartie exigible chez le fournisseur.
En d’autres termes, la déduction doit suivre les règles applicables à l’opération concernées :
- au moment de la livraison pour les ventes de biens (sauf cas particulier du paiement d’un acompte à compter du 1er janvier 2023) ;
- au moment du paiement pour les prestations de services.
Justification de la dépense
Qu'il s'agisse de biens ou de services, la TVA déductible est en principe celle qui figure sur la facture (CGI, art. 271, II-2). Le Conseil d'État et la CJUE ont d’ailleurs eu l’occasion de rappeler ce principe (voir par exemple CE 20-4-1983 n° 29468 et CJUE 21-10-2021 aff. 80/20).
Cette facture doit être établie conformément aux dispositions de l’article 289 du CGI :
- au format électronique, sous réserve de respecter les conditions lui conférant le statut de facture d’origine établies par l’article A 102 B-2 du LPF ;
- au format papier, à condition qu’il s’agisse de l’original.
La facture doit comporter l’identification complète de l’entreprise : nom ou raison sociale, adresse ou lieu de son siège social. Elle doit être au nom de l’entreprise et non à celui du salarié.
Afin de tenir compte des spécificités de fonctionnement du secteur de la restauration, l’administration fiscale admet que les éléments d'identification du client ne soient pas mentionnés par le restaurateur, mais inscrits par le client lui-même dans un espace réservé à cet effet sur le document remis. Cette tolérance ne s'applique toutefois qu'aux factures dont le montant total hors taxe est inférieur ou égal à 150€ (BOI BOI-TVA-DECLA-30-20-20-20, 19 janv. 2022, n° 130 à 150).
Respect des règles d’exclusion
Certaines dépenses sont par nature exclues, en tout ou partie, du droit à déduction. Le fait qu’elles soient portées sur une note de frais ne modifie en rien la règle applicable, seule la nature de la dépense devant être appréciée.
A titre d’exemple, aucune TVA n’est déductible pour les dépenses relatives au logement des dirigeants ou du personnel de l'entreprise, à l'exception de celui du personnel de gardiennage, de sécurité ou de surveillance sur les chantiers ou dans les locaux de l'entreprise. Cette exclusion s’applique notamment aux frais d'hôtel (CE 5-4-2004 n° 250356).
Source : flf.fr
Pour plus d'infos : Quels frais un dirigeant peut-il se faire rembourser en 2022 ?
Voir aussi notre guide : Rembourser les frais d'un dirigeant 2022-2023
Articles sur le même sujet :
- Rembourser les frais d'un dirigeant
- Guide pratique de la SARL
- Un dirigeant peut-il déduire ses frais de repas ?
- Comment réaliser une note de frais ?
- Comment rémunérer un dirigeant ?
- Comment fonctionne l'épargne retraite des indépendants ?
- Un dirigeant cotise-t-il à l'assurance chômage ?
- Un dirigeant peut-il cumuler mandat social et contrat de travail ?
- Que risque le dirigeant de société qui se porte caution ?
- Quelle fiscalité pour les intérêts de compte courant d'associé ?
- Remboursement ou abandon du compte courant d'associé ?
- Comment un dirigeant peut-il bénéficier de l'ACRE en 2022 ?
- Comment créer une entreprise en conservant ses allocations chômage en 2022 ?
