Pour cela, elles déposent en même temps que leurs documents comptables une déclaration de confidentialité établie selon le modèle défini par arrêté (C. com. art. R 123-111-1). Cette déclaration inclut notamment une attestation sur l’honneur de l’exactitude des renseignements qu’elle renferme et la justification de l’appartenance de la société à la catégorie des microentreprises (C. com. art. A 123-61-1).
Une déclaration de confidentialité régulière en la forme fait obstacle à ce que le greffier puisse enfreindre l’obligation de confidentialité (sauf, bien sûr, vis-à-vis des autorités et personnes qui conservent l’accès à l’intégralité des documents comptables). Ainsi, selon le CCRCS, le greffier ne peut pas délivrer à un tiers une copie des comptes annuels dont le dépôt est accompagné d’une telle déclaration, même si la société ne remplissait pas les conditions requises.
En revanche, s’il s’agit d’une fausse déclaration, il lui appartient d’en informer le Procureur de la République sans délai (C. procédure pénale, art. 40).
CCRCS, avis 2016-015 du 5-7-2016, mis en ligne le 26-12-2016
http://www.assistant-juridique.fr/approbation_comptes_annuels.jsp
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