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La mise à disposition des locaux obéit à un certain nombre de règles visant à assurer l’égalité de traitement entre les citoyens.
Attention : Une convention de mise à disposition d'un local doit être adaptée à chaque
situation. Le modèle ci-après est une proposition et doit donc être modifiée en fonction.
Entre les soussignées :
- La commune de ____________, dont le siège social est à l’Hôtel de ville, sis
____________________, représentée par son maire en exercice, __________, autorisé aux
fins des présentes par délibération n°<> de <>, en date du <>;
Ci-après dénommée « La commune »,
d’une part
Et
- L’association __________, association régie par la loi du 1er juillet 1901
déclarée à la préfecture (ou sous-préfecture) de < > sous le numéro < >, ayant son siège social
sis _______________, représentée par son président en exercice, ____________, dûment
habilité à l’effet des présentes par décision du <CA/Bureau> en date du < > ;
Ci-après dénommée « L'association »
d’autre part,
Il est préalablement exposé :
Il est recommandé de prévoir un préambule, permettant de présenter les parties, préciser les
raisons ayant conduit les parties à conclure cette convention ; les objectifs respectifs des
parties dans lesquels va s'inscrire la convention; la volonté et les souhaits des parties, ce qui
permettra d’aider le cas échéant à l'interprétation de la convention.
Ceci ayant été rappelé, il est convenu et arrêté ce qui suit :
Article 1er : Objet de la convention
La commune décide de soutenir l’association __________ dans la poursuite de ses objectifs,
en mettant gratuitement à sa disposition les locaux ci-après désignés, qui lui appartiennent.
La présente convention vaut autorisation d'occupation du domaine privé de la commune. Elle
est faite à titre précaire et révocable à tout moment pour des motifs d'intérêt général.
Article 2 : Désignation des locaux
2.1. Désignation :
La commune de ________ met à la disposition de l’association ____________ les locaux sis
_________ < préciser l'adresse et la désignation des locaux mis à disposition > dont elle est
propriétaire.
2.2. Description du local
Surface : ____ m2
Nombre de tables : ____ Nombre de chaises : ______
Équipements et accessoires mis à disposition : ____
Capacité maximum du local : ______ (selon normes de sécurité)
< Il peut être utile de préciser la description éventuelle des locaux, la configuration, la
répartition, l’agencement, les équipements et accessoires. Cette description peut être ici très
brève et renvoyer, pour plus de détails, à une annexe de la convention.>
2.3. État des lieux des locaux
L'association prendra les locaux dans l'état où ils se trouveront lors de son entrée en
jouissance. Un état des lieux contradictoire sera dressé lors de la prise des clés par
l'association et sera annexé à la présente convention. Il appartient à l’association, en tant
qu'utilisateur, de signaler immédiatement à la commune, et avant l'utilisation, toutes les
anomalies ou dégradations constatées et, le cas échéant, celles qui seraient survenues durant le
temps de son utilisation.
En complément, vous pouvez rajouter cette mention :
< L'association pourra effectuer dans les lieux mis à disposition tous les travaux
d'équipements et d'installations que bon lui semblera. Toutefois, les travaux comportant
changement de distribution, cloisonnements, démolitions, percements de murs, poutres,
plafonds et planchers, et/ou affectant l'aspect extérieur de l'immeuble ou ses parties
communes, devront faire l'objet d'une autorisation préalable de la commune.
En cas d'autorisation, les travaux devront être exécutés sous la responsabilité de l'association
et la surveillance de l'architecte de la collectivité locale.
Tous travaux, embellissements, améliorations, agrandissements et installations quelconques
faits par l'association deviendront, lors de son départ des lieux, la propriété de la collectivité
locale, sans indemnité de sa part.>
Article 3 : Destination / occupation des locaux
L’association _________ s’engage à utiliser les locaux mis à sa disposition à usage exclusif
pour la réalisation de son objet tel que mentionné dans ses statuts. L'association s'engage à
prendre toutes les dispositions nécessaires au bon déroulement de son activité et au maintien
de l'ordre, tant dans le local qu'aux abords immédiats.
Article 4 : Engagements de l’association
La jouissance des locaux mis à la disposition de l’association implique le maintien en bon état
d’entretien de ceux-ci, à la charge de l’association, ainsi que l’assurance des lieux et la
réparation ou le remplacement de toute dégradation occasionnée du fait de l’activité de cette
association, même celles dues à l'usure normale et à la vétusté.
La présente mise à disposition est consentie aux conditions et charges habituelles en la
matière et notamment :
- se conformer au règlement de copropriété qui existe ou qui viendrait à exister ainsi qu'à
toutes décisions prises par l'assemblée générale des copropriétaires ;
- se conformer aux lois et règlements en vigueur notamment en ce qui concerne l’ordre public,
l’hygiène, le travail et les bonnes mœurs.
- se conformer, pour l'exploitation de son activité, aux lois, règlements et prescriptions
administratives et s'abstenir d'exercer dans les locaux toute activité soumise à autorisation
administrative avant d'avoir obtenu cette dernière.
Article 7 : Clauses financières
Mise à disposition gratuite
Le local est mis à disposition gratuitement.
OU
Participation financière
Les frais de fonctionnement (eau, électricité, chauffage) sont pris en charge par la commune.
L’association prend à sa charge les frais de téléphonie (abonnement, consommation) et
d’entretien des locaux.
OU
Forfait
Le local est mis à disposition contre un forfait de ................... € par mois.
Article 8 : Assurance - Responsabilités
Les locaux sont assurés par la commune en qualité de propriétaire et par l’association en
qualité de locataire.
Préalablement à l’utilisation des locaux, l'association reconnaît avoir souscrit une police
d’assurance auprès de _______________, numéro de police _________ couvrant tous les
dommages pouvant résulter des activités exercées dans l’établissement au cours de
l’utilisation des locaux mis à sa disposition (en particulier contre les risques d'incendie,
d'explosion, de vol, de foudre, de bris de glace et de dégâts des eaux, et contre tous les risques
locatifs et les recours des voisins et des tiers résultant de son activité ou de sa qualité).
L'association fournira une attestation de son assureur certifiant que sa responsabilité civile est
couverte pour l'activité qu'elle organise dans le local.
En complément, vous pouvez rajouter cette mention :
< L'association sera personnellement responsable vis-à-vis de la commune et des tiers, des
conséquences dommageables résultant des infractions aux clauses et conditions de la
présente convention, de son fait ou de celui de ses membres ou de ses préposés.
L'association répondra des dégradations causées aux locaux mis à disposition pendant le
temps qu'elle en aura la jouissance et commises tant par elle-même que par ses membres,
préposés, et toute personne effectuant des travaux pour son compte. >
Article 9 : Consignes de sécurité
Préalablement à l’utilisation des locaux, l'association reconnaît :
- avoir pris connaissance des consignes générales de sécurité ainsi que des consignes
particulières et s’engage à les appliquer, ainsi que les consignes spécifiques données par le
représentant de la commune, compte tenu de l’activité engagée ;
- avoir reconnu avec le représentant de la commune l’emplacement des dispositifs d’alarme,
des moyens d’extinction (extincteurs, robinets d’incendie armés...) et avoir pris connaissance
des itinéraires d’évacuation et des issues de secours.
Au cours de l’utilisation des locaux mis à disposition, l'association s’engage expressément :
- à faire respecter les règles de sécurité,
- à laisser les lieux en bon état de propreté,
- à bien remettre en place le mobilier utilisé
- à vérifier, lors de son départ, la fermeture des portes, des fenêtres, de l'éclairage, des robinets
d'eau et du bon fonctionnement au ralenti des appareils de chauffage (maintenant le local hors
gel), s'assurant ainsi d'une bonne sécurité du local.
Article 10 : Durée – Renouvellement
La présente convention de mise à disposition est consentie pour une durée de 1 an. Elle
prendra effet à compter du ________ pour se terminer le ________. La convention sera
renouvelable par reconduction expresse. Pour cela, chaque année, il est demandé à
l’association de refaire une demande écrite pour le renouvellement qui fera l’objet d’un
avenant à la présente convention.
Article 11 : Modalités de résiliation
En cas de non-respect par l'une des parties d’une quelconque obligation contenue dans la
présente convention, celle-ci sera résiliée de plein droit à l'expiration d'un délai de 15 jours
suivant l'envoi, par l'autre partie, d'une lettre recommandée avec accusé de réception
contenant mise en demeure d'avoir à exécuter et restée sans effet.
La résiliation de la présente convention du fait de la commune, et en dehors de toute faute de
l'association, donnera lieu à indemnisation de cette dernière selon les modalités suivantes :
< >.
En option, vous pouvez ajouter cette mention :
< En cas d'occupation du domaine public
La révocation, pour des motifs d'intérêt général, de la présente autorisation d'occupation du
domaine public, ne donnera lieu à aucune indemnisation.
La présente convention sera résiliée de plein droit par la dissolution de l'association pour
quelque cause que ce soit, et par la destruction des locaux par cas fortuit ou de force
majeure.>
En outre, chaque partie aura la faculté de dénoncer cette convention par lettre recommandée
avec accusé de réception en observant un préavis égal à _______ [en général, la durée
mentionnée peut être un ou deux mois].
Article 12 - — Élection de domicile
Pour l'exécution de la présente convention les parties font élection de domicile dans leur siège
respectif.
Convention établie en deux exemplaires originaux dont un est remis à chacune des parties,
Fait à _________, Le____________
Signatures précédées de la mention « lu et approuvé »
La commune L’association
représentée par son maire représentée par son Président
Source : associationmodedemploi.fr
Pour plus d'infos : Comment choisir le siège social d'une association ?
Voir aussi le guide : Guide pratique de l'association
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