Télétravail : attention aux cotisations sur les remboursements de frais !

Cependant, ces remboursements ne sont exonérés de cotisations que dans la mesure où ils répondent à certaines conditions de forme et de montant.

L'URSSAF prévoit à cet égard deux possibilités pour l'employeur : le versement d'une allocation forfaitaire au salarié ou la prise en charge de ses frais réels.

VERSEMENT D'UNE ALLOCATION FORFAITAIRE

Cette première possibilité présente l'avantage de n'avoir aucuns justificatifs de frais à produire lors des contrôles.

Cependant, cette allocation est exclusive de tout autre remboursement et elle n'est exonérée de cotisations sociales que dans la mesure où elle n’excède pas les montants suivants :

10 € par mois, pour un salarié effectuant une journée de télétravail par semaine ;
20 € par mois pour deux jours par semaine ;
30 € par mois pour trois jours par semaine ;
Etc.

PRISE EN CHARGE DES FRAIS RÉELS

En cas d’option pour cet autre mode d’indemnisation du salarié, seuls les frais suivants peuvent être remboursés en franchise de cotisations :

Loyer et charges locatives

Sont compris dans cette catégorie : le loyer du salarié (ou, à défaut de loyer, la valeur locative brute du local), la taxe d’habitation, la taxe foncière, la taxe d’enlèvement d’ordures ménagères, les charges de copropriété, l’assurance habitation, les dépenses de chauffage et d’électricité.

Mais attention : ces frais ne peuvent être remboursés en franchise de cotisations qu’en proportion de la superficie du local affectée à l’usage professionnel par rapport à la superficie totale de l’habitation.

Exemple : le salarié occupe un appartement de 70 m² et utilise 10 m² pour l’usage professionnel. Le loyer s’élève à 370 € par mois, la taxe d’habitation à 55 €/mois, la prime d’assurance à 15 €/mois, les dépenses de chauffage et d’électricité à 50 € par mois. Le montant des frais déductibles s’élève donc à : (370 + 55 + 15 + 50) x 10 / 70 = 70 €.

Frais d’adaptation du local

Sont compris dans cette catégorie les éventuels frais de diagnostic de conformité électrique, les installations de prises (téléphoniques, électriques...), les modifications liées à la mise en conformité avec la législation du travail.

Cependant, ces frais ne peuvent être pris en charge en franchise de cotisations qu’à hauteur de leur montant réel et justifié par des factures.

Frais d’acquisition de mobilier de bureau

Sont comprises dans cette catégorie les dépenses d’acquisition par le salarié d’un bureau, d’un fauteuil ergonomique, d’étagères et de meubles de rangement, d’une lampe de bureau.

Là encore, ces frais peuvent être pris en charge en franchise de cotisations, mais à hauteur de 50 % seulement de leur montant, celui-ci devant en outre être appuyés de justificatifs (factures).

Frais d’acquisition de matériels informatiques et périphériques

Lorsqu’il ne fournit pas lui-même le matériel informatique nécessaire, l’employeur doit en rembourser le coût d’acquisition par le salarié.

Toutefois, s’il est convenu que le salarié reste propriétaire de ce matériel, cette prise en charge n’est là encore exonérée de cotisations qu’à hauteur de 50 % du coût de celui-ci (toujours justifié par facture).

Consommables, frais d’abonnement téléphonique et internet

Ces frais, qui incluent notamment les ramettes de papier et les cartouches d'encre, peuvent être pris en charge en franchise de cotisations pour la totalité de leur montant sur remise des justificatifs par le salarié.

Par Muriel Giraud ∣ GerantdeSARL.comhttps://www.assistant-juridique.fr/teletravail.jsp